淺談大型活動(dòng)策劃組織管理中的典型問題

隨著文化市場的進(jìn)一步開放，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富，大型活動(dòng)的舉辦日趨活躍，但是在這些大型活動(dòng)異?；鸨默F(xiàn)象背后，很多活動(dòng)的組織者和承辦方卻無時(shí)無刻不在忍受著由于活動(dòng)管理上的不足而造成的超強(qiáng)的體力和腦力壓力以及財(cái)務(wù)預(yù)算超支的經(jīng)濟(jì)損失。

由于活動(dòng)的種類繁多，本文所論述的活動(dòng)種類主要包括各種大中型演出活動(dòng)、公關(guān)活動(dòng)、賽事、促銷活動(dòng)、客戶答謝會(huì)(聯(lián)誼會(huì))、各種派對(duì)、時(shí)裝發(fā)布會(huì)等參與人數(shù)在200人以上的活動(dòng)。其他類型的活動(dòng)在這里就不加詳述，但大多都有相通之處，只是大同小異而已。先來說說大型活動(dòng)策劃組織管理中的典型問題。

1、 勞動(dòng)強(qiáng)度大

由于沒有一個(gè)合理而科學(xué)的管理和執(zhí)行規(guī)劃，往往是事到臨頭才找人去做，所以在活動(dòng)期間內(nèi)人員的體力和腦力嚴(yán)重超支，往往每天只能睡幾個(gè)小時(shí)或者根本就沒有睡眠時(shí)間。

2、 財(cái)務(wù)預(yù)算超支

由于沒有對(duì)活動(dòng)過程中的各種支出做出一個(gè)比較詳細(xì)而嚴(yán)密的預(yù)算，所以在活動(dòng)的執(zhí)行期間往往會(huì)冒出很多預(yù)算之外的支出，使活動(dòng)結(jié)果的結(jié)算時(shí)嚴(yán)重超支。

3、 活動(dòng)過程混亂

由于在活動(dòng)執(zhí)行前期的分工混亂，缺乏規(guī)范的管理，直接造成活動(dòng)執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，嚴(yán)重影響了活動(dòng)質(zhì)量。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

4、 管理觀念落后

現(xiàn)在很多活動(dòng)的組織、承辦方的負(fù)責(zé)人有很多都認(rèn)為，做活動(dòng)本來就是一個(gè)繁雜的事情，活動(dòng)過程就應(yīng)該亂、就應(yīng)該忙、就應(yīng)該累，他們把活動(dòng)執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時(shí)間集中的特點(diǎn)當(dāng)作一種忙、亂、累場面的必然理由。殊不知，科學(xué)管理的實(shí)施初衷和基本作用就是為了防止和應(yīng)付計(jì)劃執(zhí)行過程中的突發(fā)事件，盡量減少突發(fā)事件對(duì)計(jì)劃執(zhí)行的影響。我們今天提出提高活動(dòng)管理效率的目的，也正是科學(xué)地研究活動(dòng)執(zhí)行過程中的方方面面，以求提前規(guī)劃，科學(xué)執(zhí)行，盡量減少我們現(xiàn)在所出現(xiàn)的不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，從而也最終提高活動(dòng)的質(zhì)量。

組織一臺(tái)大型文藝演出，或者大型運(yùn)動(dòng)會(huì)開幕式和閉幕式，以及一系列的促銷、公關(guān)活動(dòng)，雖然形式內(nèi)容千差萬別，組織方式也不盡相同，但是這些活動(dòng)的組織者往往用一種相似的方法來管理這些不同的項(xiàng)目，管理學(xué)術(shù)界把這種相似的管理方法總結(jié)概括為大型活動(dòng)項(xiàng)目管理體系。

但是雖然這樣，我們并沒有在大型活動(dòng)策劃的管理方面作過太深的理論探討，致使大型活動(dòng)的管理經(jīng)常處于不規(guī)范管理狀態(tài)，而且大多數(shù)管理人員都停留在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)階段。大型活動(dòng)也是一種項(xiàng)目，希望能夠在大家的友好合作中盡快完善大型活動(dòng)的項(xiàng)目管理制度和方法，盡快提高我國大型活動(dòng)的管理水平。